Erste Schritte
Willkommen bei der AZ Arbeitszeiterfassung! Diese Anwendung ermöglicht es dir, deine Arbeitszeiten einfach und gesetzeskonform zu erfassen.
Anmeldung
Um die App zu nutzen, melde dich mit deiner Mitarbeiter-Nummer und deinem Passwort an. Diese Zugangsdaten erhältst du von deinem Administrator.
Tipp: Halte dein Passwort geheim und teile es mit niemandem.
Arbeitszeit erfassen
Nach der Anmeldung siehst du das Erfassungsformular. Hier trägst du deine tägliche Arbeitszeit ein:
Datum
Wähle das Datum aus dem Kalender oder tippe es im Format TT.MM.JJJJ ein.
Arbeitsbeginn & -ende
Gib die Zeiten im Format HH:MM ein (z.B. 07:00 oder 16:30).
Pause
Trage die gesamte Pausenzeit in Minuten ein (z.B. 30 für eine halbe Stunde).
Projekt / Baustelle & Kunde
Optional: Wähle aus der Liste oder gib einen neuen Eintrag ein.
Standort
Optional: Gib den Arbeitsort ein (z.B. Wien, Graz, Kundenadresse).
Arbeitstyp
Optional: Wähle die Art der Arbeit (z.B. Büro, Baustelle, Homeoffice, Außendienst).
Gesetzliche Pausenregelung: Bei mehr als 6 Stunden Arbeitszeit ist eine Pause von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben. Die App warnt dich automatisch, wenn die Pause zu kurz ist.
Standort & Arbeitstyp: Diese optionalen Felder helfen bei der Kategorisierung deiner Arbeitszeit und werden in allen Exporten (CSV, PDF) mitgeführt. Der Arbeitstyp kann vom Admin vordefiniert werden.
Meine Einträge
Unterhalb des Erfassungsformulars siehst du eine Übersicht deiner erfassten Arbeitszeiten.
Aktionen
- Bearbeiten: Klicke auf das Stift-Symbol, um einen Eintrag zu ändern.
- Löschen: Klicke auf das X-Symbol, um einen Eintrag zu entfernen.
- Drucken: Erstelle einen Ausdruck einzelner Einträge oder des gesamten Zeitnachweises.
Zeitnachweis drucken
Mit der Funktion "Zeitnachweis drucken" erstellst du einen offiziellen Ausdruck deiner Arbeitszeiten. Dieser enthält:
- Alle erfassten Einträge mit Datum, Zeiten und Pausen
- Die berechnete Netto-Arbeitszeit pro Tag
- Die Gesamtstunden im ausgewählten Zeitraum
- Unterschriftsfelder für Mitarbeiter und Arbeitgeber
Monatsabrechnung
Mit dem Button "Monatsabrechnung" erhältst du eine detaillierte Übersicht deiner Arbeitszeiten für einen gewählten Monat:
Übersicht
- Arbeitstage: Anzahl der Tage mit Einträgen
- Ist-Stunden: Tatsächlich gearbeitete Stunden
- Soll-Stunden: Erwartete Monatsstunden (konfigurierbar)
- Differenz: Überstunden oder Minderstunden
Details
- Tagesübersicht mit allen Einträgen
- Wochenweise Zusammenfassung der Stunden
- Projekt-/Baustellen- und Kundenzuordnung
PDF-Export: Klicke auf "Drucken / PDF" um die Monatsabrechnung als druckbares Dokument mit Unterschriftsfeldern zu erstellen.
Monatsbestätigung
Am Ende jedes Monats kannst du deine Arbeitszeiten offiziell bestätigen:
- Öffne die Monatsabrechnung für den gewünschten Monat
- Prüfe alle Einträge auf Richtigkeit
- Klicke auf "Monat bestätigen"
- Nach der Bestätigung wird ein grünes Häkchen mit Zeitstempel angezeigt
Wichtig: Die Bestätigung kann nicht rückgängig gemacht werden und wird im Audit-Log protokolliert. Stelle sicher, dass alle Einträge korrekt sind, bevor du bestätigst.
Gleitzeit
Wenn Gleitzeit aktiviert ist, wird dein Arbeitszeitkonto automatisch verwaltet:
Saldo-Berechnung
- Ist-Stunden: Deine tatsächlich gearbeiteten Stunden
- Soll-Stunden: Die erwartete Arbeitszeit pro Periode
- Saldo: Differenz zwischen Ist und Soll (Plus = Guthaben, Minus = Schulden)
Durchrechnungszeitraum
Der Administrator legt fest, über welchen Zeitraum deine Arbeitszeit gemittelt wird:
- 1 Monat: Monatliche Abrechnung
- 3 Monate: Quartalsweise Abrechnung
- 6 Monate: Halbjährliche Abrechnung
- 12 Monate: Jährliche Abrechnung
Übertrag
Am Ende jeder Periode wird dein Saldo in die nächste Periode übertragen. Es gibt jedoch Grenzen:
- Maximales Plus-Saldo (z.B. 40h) - Überschuss kann verfallen
- Maximales Minus-Saldo (z.B. 20h) - Verhindert zu große Schulden
- Maximaler Übertrag (z.B. 20h) - Begrenzt den Übertrag in die nächste Periode
Saldo in der Monatsabrechnung: Wenn Gleitzeit aktiviert ist, siehst du deinen aktuellen Saldo direkt in der Monatsabrechnung.
AZG-Validierung
Die App prüft automatisch die Einhaltung des österreichischen Arbeitszeitgesetzes:
Tägliche Arbeitszeit (§9 AZG)
- Warnung: Bei mehr als 10 Stunden Arbeitszeit pro Tag
- Verletzung: Bei mehr als 12 Stunden Arbeitszeit pro Tag
Wöchentliche Arbeitszeit (§9 AZG)
- Warnung: Bei mehr als 48 Stunden pro Woche
- Verletzung: Bei mehr als 60 Stunden pro Woche
Wichtig: Bei Verstößen wird der Eintrag trotzdem gespeichert, aber im Audit-Log und Verstöße-Dashboard dokumentiert.
Admin-Bereich
Administratoren haben Zugriff auf erweiterte Funktionen. Die Navigation ist in vier Bereiche gruppiert:
Zeit & Auswertung
Zeiteinträge, Statistik, Bestätigungen, Gleitzeit, Verstöße
Leistungsnachweise
Leistungsdokumentation mit digitaler Kundenunterschrift, PDF-Export
Organisation
Mitarbeiter, Kunden, Projekte/Baustellen
Regeln & Verträge
Pausenregeln, Kollektivverträge
BUAK
BUAK-Compliance für Baugewerbe, Schlechtwetter-Dokumentation
System
Einstellungen, Datenaufbewahrung, Audit-Log
Mobile Navigation: Auf Mobilgeräten öffnet ein Tippen auf den Navigations-Button ein Vollbild-Menü mit allen Gruppen.
Zeit & Auswertung
Zeiteinträge
- Alle Einträge aller Mitarbeiter einsehen
- Nach Datum, Mitarbeiter, Projekt/Baustelle oder Kunde filtern
- Gefilterte Daten als CSV exportieren
- Zeitnachweise für beliebige Filter drucken
Statistik
- Monatsübersicht aller Mitarbeiter
- Normal- und Überstunden getrennt ausgewiesen
- Konfigurierbare Soll-Arbeitszeit
Bestätigungen
- Übersicht aller Monatsbestätigungen
- Status pro Mitarbeiter (Bestätigt/Offen/Keine Einträge)
- Zeitstempel der Bestätigungen
- Statistik: Anzahl bestätigt vs. offen
Gleitzeit
- Gleitzeit aktivieren/deaktivieren
- Durchrechnungszeitraum wählen (1, 3, 6 oder 12 Monate)
- Maximales Plus-/Minus-Saldo konfigurieren
- Maximaler Übertrag am Periodenende
- Übersicht aller Mitarbeiter-Salden
Verstöße
- Dashboard mit allen AZG-Verstößen und Warnungen
- Filter nach Mitarbeiter und Zeitraum
- Übersicht: Kritische Verstöße vs. Warnungen
Leistungsnachweise
Dokumentiere erbrachte Leistungen beim Kunden mit digitaler Unterschrift:
Neuen Leistungsnachweis erstellen
- Gehe zu Admin → Leistungsnachweise → Neu
- Wähle Datum, Kunde und Projekt/Baustelle
- Wähle die beteiligten Mitarbeiter (Mehrfachauswahl möglich)
- Gib Leistungszeit (von/bis) oder Dauer in Minuten ein
- Beschreibe die erbrachte Leistung
- Optional: Interne Notizen hinzufügen
Digitale Kundenunterschrift
- Öffne den Leistungsnachweis über das Detail-Symbol
- Der Kunde unterschreibt direkt auf dem Bildschirm (Touch oder Maus)
- Name des Unterzeichners eingeben
- Mit "Unterschreiben" wird der Nachweis gesperrt
Status-Workflow
- Entwurf: Kann bearbeitet und gelöscht werden
- Unterschrieben: Gesperrt, kann nur noch storniert werden
- Storniert: Ungültig, mit Stornierungsgrund dokumentiert
PDF-Export
- Klicke auf das PDF-Symbol, um den Leistungsnachweis herunterzuladen
- Enthält alle Leistungsdaten und die eingebettete Unterschrift
- Ideal für Archivierung und Kundenversand
Tipp: Leistungsnachweise sind ideal für Handwerksbetriebe, Servicetechniker und alle, die vor Ort beim Kunden arbeiten und eine Bestätigung der erbrachten Leistung benötigen.
Organisation
Mitarbeiter
- Neue Mitarbeiter anlegen
- Passwörter zurücksetzen
- Mitarbeiter aktivieren/deaktivieren
Kunden & Projekte/Baustellen
- Kunden mit Kontaktdaten verwalten
- Projekte/Baustellen anlegen und bearbeiten
- Einträge aktivieren/deaktivieren
Arbeitstypen
- Vordefinierte Arbeitstypen: Büro, Baustelle, Außendienst, Homeoffice, Schulung, Montage
- Eigene Arbeitstypen anlegen mit individueller Farbe
- Arbeitstypen aktivieren/deaktivieren
- Werden in Zeiteinträgen, Tabellen und Exporten angezeigt
Regeln & Verträge
Pausenregeln
- Konfigurierbare Mindestpausen je nach Arbeitszeit
- Standard: 30 Min Pause bei >6h Arbeitszeit
- Eigene Regeln hinzufügen oder deaktivieren
Kollektivverträge (KV)
- Branchenspezifische Regelwerke anlegen (z.B. Baugewerbe, Handel)
- Mitarbeiter-Gruppen pro KV (z.B. Arbeiter, Angestellte)
- Konfigurierbare Regeln für Zuschläge
- Mitarbeiter den Gruppen zuordnen
BUAK (Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse)
Das BUAK-Modul unterstützt Bauunternehmen bei der Dokumentation von Schlechtwetter-Ereignissen gemäß BUAG (Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungsgesetz).
Modul aktivieren
- Gehe zu Admin → BUAK → Konfiguration
- Aktiviere das BUAK-Modul mit dem Schalter
- Optional: Aktiviere automatische BUAK-Relevanz für neue Baustellen
BUAK-relevante Baustellen und Mitarbeiter
- Markiere Baustellen als "BUAK-relevant" in der Baustellen-Verwaltung
- Markiere Mitarbeiter als "BUAK-relevant" in der Mitarbeiter-Verwaltung
- Nur relevante Einträge werden in BUAK-Berichten berücksichtigt
Schlechtwetter dokumentieren
Dokumentiere witterungsbedingte Arbeitsunterbrechungen:
- Gehe zu Admin → BUAK → Schlechtwetter
- Klicke auf "Neuer Eintrag"
- Wähle Datum und Baustelle (oder gib Freitext ein)
- Gib Beginn und Ende der Unterbrechung ein
- Wähle den Grund: Regen, Schnee, Frost, Hitze, Sturm oder Sonstiges
- Optional: Details und Notizen hinzufügen
BUAK-Berichte
- Gehe zu Admin → BUAK → Berichte
- Wähle Jahr und optional Quartal
- Der Bericht zeigt Schlechtwetter-Stunden pro Baustelle und Mitarbeiter
- CSV-Export: Tabellarische Daten für weitere Verarbeitung
- PDF-Export: Druckfertiger Bericht für Dokumentation
Wichtiger Hinweis: Die Berichte dienen der internen Dokumentation. Für offizielle BUAK-Meldungen prüfe die Daten und übertrage sie in die offiziellen BUAK-Formulare. Die Richtigkeit der gemeldeten Daten liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers.
System
Einstellungen
- Standard-Wochenstunden (z.B. 40h)
- Standard-Monatsstunden (z.B. 173h)
- Überstunden-Schwellwerte
- Arbeitsinspektions-Zugang konfigurieren
Datenaufbewahrung (DSGVO)
- Konfigurierbare Aufbewahrungsfristen für Zeiteinträge und Audit-Log
- Automatische Warnungen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist
- Manuelle oder automatische Löschung alter Daten
- Vollständiges Löschprotokoll für Compliance-Nachweis
Audit-Log
- Unveränderliches Protokoll aller Änderungen
- Hash-verkettete Einträge (manipulationssicher)
- Integritätsprüfung per Knopfdruck
- CSV-Export für rechtliche Nachweise
Audit-Trail: Jede Änderung an Zeiteinträgen (Erstellen, Bearbeiten, Löschen) wird mit Zeitstempel, Benutzer und IP-Adresse protokolliert. Die Hash-Verkettung stellt sicher, dass keine nachträglichen Manipulationen möglich sind.
Arbeitsinspektions-Ansicht
Für Prüfungen durch Behörden (z.B. Arbeitsinspektorat) steht eine separate, schreibgeschützte Ansicht zur Verfügung:
Zugang einrichten (Admin)
- Gehe zu Admin → Einstellungen
- Setze einen Inspektions-Code (z.B. für eine anstehende Prüfung)
- Teile den Code und die URL /inspektion.html dem Inspektor mit
- Nach der Prüfung: Code löschen um den Zugang zu deaktivieren
Funktionen der Inspektions-Ansicht
- Statistik-Übersicht: Gesamtzahl der Einträge, Mitarbeiter, Aktionen
- Hash-Integritätsprüfung: Automatische Anzeige ob die Daten manipulationsfrei sind
- Filter: Nach Datum, Mitarbeiter, Tabelle und Aktion filtern
- CSV-Export: Ein-Klick-Export aller gefilterten Daten mit Integritätsnachweis
Sicherheit: Die Inspektions-Ansicht ist vollständig schreibgeschützt. Inspektoren können nur lesen und exportieren, aber keine Daten ändern. Der Zugang funktioniert nur mit dem korrekten Inspektions-Code.
Kollektivverträge (KV)
Mit der KV-Funktion können branchenspezifische Regelwerke für Arbeitszeiten und Zuschläge konfiguriert werden:
Kollektivvertrag anlegen
- Gehe zu Admin → Kollektivverträge
- Klicke auf "Neuer KV"
- Gib Name, Branche und optional Gültigkeitszeitraum ein
Mitarbeiter-Gruppen
Jeder KV kann mehrere Gruppen haben (z.B. Arbeiter, Angestellte, Lehrlinge):
- Klicke auf das Detail-Symbol eines KV
- Erstelle Gruppen mit eigenen Soll-Wochenstunden
- Ordne Mitarbeiter den Gruppen zu
Zuschlagsregeln
Folgende Regeltypen werden unterstützt:
- Überstunden: Zuschlag nach X Stunden pro Tag (z.B. 50% nach 8h)
- Nachtarbeit: Zuschlag für Arbeitszeit zwischen konfigurierbaren Uhrzeiten (z.B. 22:00-06:00)
- Samstag: Zuschlag für Samstagsarbeit
- Sonntag: Zuschlag für Sonntagsarbeit
- Feiertag: Zuschlag für Feiertagsarbeit
Beispiel: Ein Baugewerbe-KV könnte folgende Regeln haben: 50% Überstundenzuschlag nach 8h/Tag, 25% Nachtzuschlag (22:00-06:00), 50% Samstagszuschlag, 100% Sonntagszuschlag.
Datenaufbewahrung (DSGVO)
Gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten können Administratoren die automatische Datenlöschung konfigurieren:
Aufbewahrungsfristen
- Zeiteinträge: Standard 84 Monate (7 Jahre) - entspricht der steuerlichen Aufbewahrungspflicht
- Audit-Log: Standard 120 Monate (10 Jahre) - für rechtliche Nachweise
- 0 = unbegrenzt: Keine automatische Löschung
Warnungen
Administratoren werden automatisch benachrichtigt, wenn Daten demnächst gelöscht werden:
- Konfigurierbare Vorwarnzeit (Standard: 30 Tage)
- Benachrichtigung zeigt Anzahl der betroffenen Einträge
- Zeit zur Prüfung und ggf. Export vor Löschung
Löschung durchführen
- Manuelle Löschung: Admin klickt auf "Zeiteinträge löschen" oder "Audit-Einträge löschen"
- Automatische Löschung: Optional aktivierbar (empfohlen: deaktiviert lassen)
- Bestätigung: Jede Löschung erfordert eine Sicherheitsabfrage
Löschprotokoll
Alle Löschvorgänge werden dokumentiert:
- Zeitpunkt der Löschung
- Anzahl gelöschter Einträge
- Ältester gelöschter Eintrag
- Wer die Löschung durchgeführt hat
Empfehlung: Aktiviere die automatische Löschung nur, wenn du sicher bist, dass alle Daten vor Ablauf der Frist exportiert/archiviert wurden. Die manuelle Löschung gibt dir mehr Kontrolle.
Passwort-Anforderungen
Für maximale Sicherheit muss dein Passwort folgende Kriterien erfüllen:
- Mindestens 12 Zeichen lang
- Mindestens 2 Großbuchstaben (A-Z)
- Mindestens 2 Kleinbuchstaben (a-z)
- Mindestens 2 Zahlen (0-9)
- Mindestens ein Sonderzeichen (z.B. !@#$%^&*)
Tipp: Verwende eine Kombination aus Wörtern, Zahlen und Sonderzeichen, die du dir gut merken kannst.
Tastaturkürzel
- Tab - Zum nächsten Eingabefeld springen
- Enter - Formular absenden
- Esc - Dialog schließen
Rechtliche Informationen
Im Footer der Anwendung findest du Links zu den rechtlichen Dokumenten:
- Impressum: Angaben zum Betreiber gemäß § 5 ECG (E-Commerce-Gesetz), Firmenbuchdaten, UID-Nummer und Kontaktinformationen.
- Datenschutzerklärung: Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß DSGVO, Aufbewahrungsfristen, Ihre Rechte und eingesetzte Dienste.